Op Tijd Promoveren: Tijd om het Systeem te Heroverwegen

Op vrijdag 21 maart presenteerde het Promovendi Netwerk Nederland (PNN) de resultaten van ons nieuwste onderzoek “Vier jaar contract, vijf+ jaar werk” over de factoren die van invloed zijn op het tijdig afronden van een promotie. Het evenement, gehouden in Vechtclub XL in Utrecht, bracht bijna tachtig promovendi, beleidsmakers en academische belanghebbenden samen voor een middag vol discussie en reflectie. Na de presentatie volgde een tot nadenken stemmende paneldiscussie, gemodereerd door Joeri Tijdink, met panelleden Marie-José van Tol, Israel Carrete, Andrea Kis, en Anke Hammerschlag. Hier zijn enkele belangrijke inzichten die we uit de discussie hebben verkregen.

De mythe van de vierjarige promotie

Eén ding was meteen duidelijk: het idee dat de meeste promovendi binnen vier jaar hun promotie afronden, is simpelweg niet realistisch. De vraag is niet alleen wie op tijd klaar is, maar ook wie het promotietraject helemaal verlaat—en waarom. Het panel daagde het publiek uit om onze succesmetrieken te heroverwegen: “Als afronden binnen vier jaar een zeldzame gebeurtenis is, zou dat dan echt onze norm moeten zijn?” Tegelijkertijd werd benadrukt dat tijdige afronding wel mogelijk is, maar onder specifieke voorwaarden. Promovendi met strikte deadlines als gevolg van strenge visumvereisten, ronden hun promotie opvallend vaker op tijd af.

Wie is de schuldige bij vertragingen?

Een terugkerend thema in de discussie was verantwoordelijkheid—en het onevenwicht in de huidige verdeling daarvan. Het gaat niet om wie de schuld heeft, maar wie de gevolgen draagt. Te vaak komt die last bij de promovendus terecht. Hoewel het verleidelijk is om naar de promotoren te wijzen, benadrukte het panel dat structurele problemen aan de basis liggen. Promotoren hebben vaak een gebrek aan tijd, ondersteuning en training. De meeste instellingen bieden nog steeds geen verplichte promotorentrainingen aan, noch voorzien ze in een realistische tijdstoewijzing voor begeleiding, wat vooral problematisch is voor promotoren die een groot aantal promovendi begeleiden. De panelleden pleitten er daarom voor dat het duidelijker moet worden wat het betekent om promotor te zijn en waar de functie uit bestaat. Daarnaast zouden er realistische begeleidingsuren moeten worden vastgesteld, en misschien zelfs een formele (her)accreditatie van begeleidingscompetenties na verloop van tijd.

De discussie raakte ook aan de begeleiding van promoties met meerdere instellingen, met name voor promovendi aan hogescholen, een groeiend fenomeen dat de verantwoordelijkheidslijnen kan doen vervagen. De groep was het erover eens: in plaats van te vragen wie uiteindelijk verantwoordelijk is, moeten instellingen samenwerken om continue en duidelijke ondersteuning voor de promovendus te waarborgen. Die ondersteuning moet zorgen voor verantwoordelijkheid op institutioneel en managementniveau en de zorgplicht beschermen die universiteiten hebben ten opzichte van hun promovendi.

Goede begeleiding: hoe ziet dat eruit?

De noodzaak om de kwaliteit van de begeleiding te beoordelen, kwam herhaaldelijk aan bod. Sommige instellingen, zoals de Universiteit Maastricht, hebben al formele evaluatieprocedures nadat promotoren vijf of meer kandidaten hebben begeleid. Het panel riep echter op tot een meer co-creatieve aanpak: betrek zowel huidige als voormalige promovendi bij het definiëren van wat goede begeleiding inhoudt. Om afhankelijkheid en angst voor represailles te voorkomen, moeten feedbackmechanismen anoniem zijn en, waar mogelijk, de stemmen van voormalige promovendi bevatten die niet langer gebonden zijn aan de evaluaties van hun promotor. Bovendien benadrukten deelnemers het belang van het verschuiven van academische aanstellingscriteria om begeleidings- en sociale vaardigheden te waarderen, en niet alleen onderzoeks excellentie. Een goede onderzoeker is immers niet automatisch een goede mentor.

Het draait allemaal om verwachtingsmanagement

Een ander belangrijk inzicht: verkeerd afgestemde verwachtingen zijn een grote oorzaak van vertragingen. Hoewel promotoren vaak onafhankelijkheid en proactiviteit verwachten, worden deze verwachtingen zelden expliciet besproken—laat staan in termen van culturele of interpersoonlijke verschillen. Duidelijke en vroege communicatie over verwachtingen—niet alleen academische, maar ook gedragsmatige en relationele—kan een grote bijdrage leveren aan het opbouwen van vertrouwen en het voorkomen van toekomstige conflicten.

Dus wat moet er veranderen?

De consensus was duidelijk: we weten al lang van deze problemen. Wat ontbreekt, is de wil—en het systeem—om te handelen. Het panel benadrukte dat promovendi niet de enigen in de zaal moeten zijn wanneer deze discussies plaatsvinden. Promotoren en academische leiders moeten deel uitmaken van het gesprek. Tijdens dit evenement werd duidelijk dat de zaal een tekort had aan promotoren (er waren er slechts drie in de zaal).

Enkele belangrijke takeaways voor systemische verandering:

• Integreer de kwaliteit van begeleiding in jaarlijkse beoordelingen.
• Zorg voor structurele middelen en financiering voor promotietrajecten.
• Herzie het aantal opgeleide promovendi in relatie tot beschikbare academische carrières, en de tijd die beschikbaar is voor begeleiding.
• Overweeg of we een uniform 4-jarig model nodig hebben of een flexibel, bottom-up ondersteuningssysteem dat zich aanpast aan verschillende onderzoeksbehoeften en levensomstandigheden.

Aan het einde van de discussie deelden de panelleden hun "magische wensstok"-wensen voor het PhD-systeem: waardeer goede begeleiding echt, verander de academische cultuur naar een cultuur die welzijn en realistische loopbaanverwachtingen ondersteunt, en bied meer vaste contracten aan om stabiliteit en continuïteit van mentorschap te vergroten.

Het onderzoek van PNN onderstreept nogmaals wat velen al weten: het tijdig afronden van een promotie is niet alleen een kwestie van persoonlijke discipline of projectplanning. Het is een systemisch probleem dat geworteld is in de institutionele cultuur, de kwaliteit van de begeleiding, onrealistische tijdlijnen en een gebrek aan structurele ondersteuning.

We hebben nu de data. We hebben de gesprekken gevoerd. De volgende stap is actie. PNN zal de komende weken contact opnemen met alle graduate schools en vragen welke stappen zij ondernemen om de afronding van promoties te verbeteren. Wilt u dat wij langskomen, of een gesprek voeren? Neem contact met ons op via voorzitter@hetpnn.nl.

‍