Projectmanagement

Het tijdig afronden van een promotietraject is een gedeelde verantwoordelijkheid, problemen dienen dan ook door promovendi zelf, promotores en dagelijks begeleiders te worden opgelost.

Structuur promotietraject

Fase 1: De start
Zoals voor veel zaken, gaat ook voor een promotie het aloude spreekwoord op: ‘een goed begin is het halve werk’. Een veelgehoord antwoord op de vraag in welke periode de meeste vertraging opgelopen wordt, is: in het eerste jaar. Dit is vaak terug te voeren op het feit dat de doelstelling van het promotieonderzoek soms niet duidelijk is voor de promovendus. Het zelf formuleren van een onderzoeksdoel is voor een beginnende promovendus een zeer moelijke opgave. De consequentie is dat de promovendus wegens gebrek aan kennis door de bomen het bos niet meer ziet en niet weet waar te beginnen. Het aanreiken van een onderzoeksdoel biedt de nodige steun bij aanvang, wat uiteraard niet wil zeggen dat deze doelstelling in de loop van de tijd door de promovendus niet kan worden bijgesteld. Als bijzonder probleem moet hierbij opgemerkt worden dat er bij het hebben van een co-promotor aandacht besteed moet worden aan het feit dat beide promotoren helaas niet altijd vanzelfsprekend hetzelfde doel voor ogen hebben en op één lijn zitten.

Tijdens de eerste bespreking met de promotor of dagelijks begeleider, zou een heldere beschrijving van het ‘gemiddelde’ promotieproces geschetst moeten worden. Hierin kan bijvoorbeeld duidelijk gemaakt worden dat de beginperiode gekenmerkt wordt door het zelf vinden van een weg binnen het promotieonderwerp. Voor een promovendus is dit een verwarrende tijd, aangezien deze het gevoel heeft geen tastbare bijdrage aan het onderzoek te kunnen leveren. In deze eerste bespreking moet een Opleidings- en begeleidingsplan (OBP) vastgesteld worden, welke jaarlijks besproken moet worden binnen het team van begeleiders en promovendus.

In het begin heeft een promovendus meer behoefte aan relatief korte gesprekken met promotor of begeleider, om erachter te komen of de ingeslagen richting nog juist is. In dit kader is regelmatig inhoudelijk overleg met collega’s ook onontbeerlijk. Over het algemeen worden werkbesprekingen binnen een sectie dan ook zeer gewaardeerd.

Fase 2: Tweede en derde jaar – publicaties
Niets is beter om het overzicht te bewaren over een promotieonderzoek dan het beschrijven van de onderzoeksvraag en de resultaten. Het schrijven dwingt ertoe problemen helder te structureren en brengt lacunes in resultaten onverbiddelijk naar boven. Het tweede en derde jaar moeten benut worden om een deel van de resultaten vast te leggen in één of twee concepthoofdstukken van het proefschrift. De promotor krijgt op deze wijze een goed beeld van de schrijfkwaliteiten van de promovendus en kan desnoods ruim op tijd extra sturing geven. Door de promovendus tot schrijven te dwingen wordt tevens voorkomen dat er zich in de schrijffase problemen voordoen in de vorm van zogenaamde writer’s blocks of dat er onverwacht nog belangrijke vragen naar boven komen die voor de promotie beantwoord dienen te worden.

Einde Fase 2: aan het einde van het derde jaar – vastleggen tijdstip promotie
Aan het einde van het derde jaar moet een zeer duidelijk beeld bestaan bij zowel promovendus als promotor over de status van het onderzoek. Dit moet geuit worden in een gedetailleerde planning over de laatste onderzoeksperiode. Op dit moment moet bepaald worden of de promotie binnen het gestelde jaar afgerond kan worden of dat enige uitloop nodig is. Dit heeft als voordeel dat de promovendus precies weet wat er nog dient te gebeuren en binnen welk tijdsbestek.

Fase 3: Schrijffase
Wanneer de bovenstaande stappen nauwkeurig genomen zijn, zou de afrondende periode duidelijk gedefinieerd zijn en waarschijnlijk bestaan uit het aan elkaar knopen van losse einden en het schrijven van het conceptproefschrift. In deze fase dient de planning nauwlettend in de gaten gehouden te worden tijdens overleg tussen promovendus en promotor. Uiteraard is het doel fase 3 te beëindigen met de verdediging van het proefschrift.