Afronding

De afronding van het proefschrift en de promotieplechtigheid vergen de nodige voorbereidingen. Begin hier tijdig mee en lees de volgende tips door.

Kosten
Aan de promotie hangt een kostenplaatje, maar het levert vaak ook geld op. Sommige kosten zijn namelijk aftrekbaar bij de belasting. De kosten van je promotie hangen van een aantal zaken af, zoals de hoeveelheid proefschriften die je laat drukken, de dikte van je proefschrift, het aantal mensen dat je uitnodigt voor de receptie, feest of diner.

Hieronder enkele bedragen ter indicatie:

  • Proefschrift: € 2.000 tot € 3.500
  • Kleding: € 150 tot € 450
  • Receptie: € 350 tot € 700
  • Diner/buffet: € 20 tot € 40 per persoon
  • Feest: € 1.200 tot € 4.500

De promotie levert echter ook enkele baten op. Je krijgt van de universiteit een vergoeding voor de proefschriften die zij via de Pedel afnemen. Vaak is er een additionele vergoeding omdat er een aantal proefschriften naar andere universiteiten etc. moeten worden gestuurd, de zogenaamde ‘verplichte lijsten’. Verder kun je proberen om bij fondsen of het bedrijfsleven subsidies te krijgen, bv. in ruil voor het noemen van de bedrijfsnaam en het toesturen van een aantal exemplaren van je proefschrift. Informeer echter even bij je eigen universiteit wat hieromtrent het beleid is, voor sommige universiteiten zijn hier namelijk regels voor op gesteld of is het expliciet niet toegestaan.

Sinds dit jaar zijn de kosten voor promotie aftrekbaar voor de belastingen als scholingskosten. De promotie leidt namelijk tot een verbetering van de financieel-economische positie van de promovendus. Ook de kosten rond de promotieplechtigheid zijn aftrekbaar, zoals de huur van gelegenheidskleding voor jezelf en de paranimfen (Bron: Ministerie van Financiën, 10-2-2004, nr. CPP2003/2833M). De kosten van de receptie zijn vanaf 2013 niet langer aftrekbaar. Voor meer informatie: zie de website van de Belastingdienst of bel met de Belastingtelefoon (0800 0543).

Tijdsplan
Voor je kunt promoveren moet veel geregeld worden. Lees hier welke zaken je voor je promotie geregeld moet hebben.

6 maanden voor promotie

  • Lees het promotiereglement en andere informatie met betrekking tot promoveren van je universiteit
  • Eerste formulier (soort intentieverklaring) m.b.t. de promotie invullen
  • Met je promotor een commissie vaststellen voor het lezen en beoordelen van het proefschrift en voor het opponeren
  • Informatie opvragen bij verschillende drukkers
  • Bedenk hoe je de promotiedag wilt indelen, en vraag informatie en offertes aan voor diner en/of feest

3-4 maanden voor promotie

  • Het proefschrift moet worden opgestuurd naar de leescommissie
  • Maak een afspraak met de Pedel en stel een datum vast, in overleg met je promotoren, copromotor en eventuele buitenlandse opponenten (soms mag de datum pas worden vastgesteld na goedkeuring van de leescommissie)
  • Na goedkeuring van de leescommissie moet er een formulier worden ingevuld (door de promotor)
  • Informatie opvragen bij verschillende drukkers
  • Bedenk hoe je de promotiedag wilt indelen, en vraag informatie en offertes aan voor diner en/of feest
  • Maak een afspraak met de drukker en bespreek de lay-out en mogelijkheden van je proefschrift
  • Vraag een ISBN-nummer voor je proefschrift aan
  • Vraag subsidies aan voor je proefschrift
  • Rond het proefschrift af, inclusief omslag, titelpagina’s (vaak is goedkeuring van de Pedel vereist), samenvattingen en dankwoord
  • Layouten van het proefschrift
  • Wie worden je paranimfen?
  • Ga kijken bij feestlocaties en maak de definitieve reservering
  • Regel de receptie (zie informatie eigen universiteit)

2-1 maanden voor promotie

  • Het proefschrift moet naar de drukker!
  • Maak een adresbestand voor de verzending van je proefschriften (promotoren, copromotor, opponenten, subsidiegevers, collega’s, contacten buiten universiteit, mensen werkzaam op hetzelfde gebied, vrienden, familie etc.) De pedel neemt vaak een aantal af voor de hoogleraren van je faculteit
  • Verspreiding van de proefschriften
  • Bestel de rokkostuums of koop leuke promotiekleding
  • Regel een fotograaf, video-opname, geluidsopname etc.

De laatste weken

  • Maak de slides voor het lekenpraatje (indien van toepassing)
  • Herbevestig de gemaakte afspraken voor de receptie, diner, feest en fotograaf en overleg over de details
  • Berereid je voor op de promotie, bv door:
  • Nogmaals het promotiereglement door te lezen. Bv. hoe moet je de opponenten aanspreken?
  • Het houden van een proefpromotie met collega’s
  • Recente artikelen en klassiekers na te lezen
  • De commentaren van reviewers op je artikelen en je antwoorden daarop nog eens te lezen
  • Per hoofdstuk de sterke en zwakke punten te noteren
  • Per hoofdstuk een aantal mogelijke vragen te bedenken

 

Tips voor promovendi
Naar aanleiding van een eigen dip tijdens zijn promotieonderzoek, schreef Herman Lelieveldt een boek over zijn promotie-ervaringen, vol tips en waarschuwingen voor nieuwe promovendi.

‘Promoveren, een wegwijzer voor de beginnend wetenschapper’ is verschenen bij Aksant in Amsterdam (ISBN 90 5260 002 3).